La clôture comptable est un exercice incontournable souvent périlleux. Rapprochement bancaire, réconciliation et fiabilisation des données, contrôles de cohérence… il est nécessaire de mettre en place des procédures pour s’en sortir ! Pour ce faire il existe des méthodes et des outils.
Dans cet article, nous expliquons comment Solstice Lab a simplifié le processus de clôture comptable d'une société française de service et de conseil du Ministère de l’Intérieur (spécialisée dans la gestion de projets de coopération avec des états étrangers) par la mise en place d'outils analytiques et de visualisation de données.
Sommaire
Problème : un processus de clôture comptable long et peu fiable
Au début de notre intervention chez notre client société du portefeuille de l’APE, nous constations l’absence d’outil permettant la prise de décision rapide sur les sujets financiers et budgétaires pour les chefs de projet, la direction financière et la direction générale. Le processus de clôture comptable était particulièrement chronophage (~3 mois de février à mi-mai 2021 pour la clôture des comptes 2020), mobilisant tous les trimestres une partie très importante des ressources de la société.
“Chaque arrêté nécessite à l’heure actuelle un travail long et chronophage de revue des projets un à un avec les équipes [opérationnelles] pour pouvoir évaluer la fiabilité des données et les écritures de FAE et FNP à passer.” Marc, Directeur financier
L’activité de notre client comporte, de plus, des spécificités qui ajoutent mécaniquement de la complexité et de l’importance à l’exercice de la clôture comptable :
- un décalage de 9 à 12 mois entre le moment où le travail est fait et le moment où la facture est payée ;
- des projets à dimension intergouvernementale qui amènent à un audit long et minutieux de toutes les transactions financières.
Il est également important de préciser que les parties prenantes avaient une faible confiance dans le reporting financier existant (fait manuellement dans Excel).
Solution : l'automatisation digitale et l'expertise financière de Solstice Lab pour gagner en efficacité et fiabilité
En collaboration avec les équipes client, nous avons :
- analysé les outils et systèmes existants ;
- conçu un outil de reporting Power Bi ;
- développé différents tableaux de bord dans l’outil (“Qualité de données”, “FAE/FNP”) ;
- formé les différents niveaux de hiérarchie de la société à l’outil.
Connexion des SI à l’application web Power BI
Les systèmes d’information du client étaient nombreux et obsolètes (ERP version 2013). Nous avons connecté ces différents systèmes d’information à l’application web Power BI et nous avons trié les données pour ne disposer que des informations opérationnelles les plus utiles. Avec Power BI, les données sont mises à jour en continu et automatiquement.
Dans le cas de notre client, nous avons d’ailleurs calculé qu’il est plus efficace de développer de nouveaux outils (application web PBI) plutôt que de maintenir et de développer les anciens (réconciliation des SI).
Reporting de suivi budgétaire et financier des projets
Grâce à notre intervention, la direction financière dispose aujourd’hui d’un reporting de suivi budgétaire et financier des projets qui permet, en cours d’année, d’estimer l’atterrissage annuel et trimestriel des données comptables.
Tableaux de bord spécifiques
Tableau de bord « Qualité de données »
Pour limiter les risques de décalage ou d’incohérence, nous avons, en particulier, développé un tableau de bord qui favorise les contrôles de cohérence en continu. Le tableau de bord « Qualité de données », grâce aux règles statistiques prédéfinies, permet de détecter les erreurs de saisie de manière rapide, ce qui n'était pas possible avec les anciens systèmes.
Tableau de bord « Factures à émettre (FAE) / Factures non parvenues (FNP)»
Le décalage de 9 à 12 mois entre le moment de la fin de projet et le moment où la facture est payée fait que les factures à émettre (FAE) et les factures non parvenues (FNP) sont quantitativement importantes. Nous avons donc développé un tableau de bord qui calcule et contrôle les provisions en attente d’émission vs. la réception des factures en temps réel.
Utilisations de l’outil de reporting
Le niveau de confiance dans l’outil de reporting a été décuplé puisque les données mises à disposition dans l’outil de reporting Power BI sont 100% fiables, à jour en continu et automatiquement.
En particulier, l’automatisation du processus de clôture comptable a limité la fréquence des erreurs qui étaient liées aux opérations manuelles.
Impact : une simplification de la clôture comptable
- Concernant l’exercice de la clôture comptable, nous avons économisé ~50% de jour-hommes.
- La Direction consulte régulièrement ce reporting pour contrôler les chiffres et prendre rapidement des décisions.
- Le haut niveau d’automatisation des rapports financiers et la qualité de notre intervention ont rendu le coût de la maintenance quasiment négligeable.
