Au cours des 5 dernières années, Solstice Lab a développé et mis en place plusieurs dizaines de solutions de BI pour ses clients – généralement centrées sur Power BI, mais également sur Tableau, Qlik ou Looker Studio (anciennement Google Data Studio).
Ces projets ont ainsi été l’occasion d’observer nos clients et prospects dans leur processus de décision… jusque dans leurs biais de raisonnement !
Dans cet article, nous synthétisons notre expérience, nos observations et nos conseils pour mener à bien vos projets Power BI. Notez que la plupart des conseils ci-dessous s’appliquent également aux autres outils de Business Intelligence.
Avant de commencer…
Qu’est-ce que Power BI ?
Power BI est une plateforme de Business Intelligence (BI), développée par Microsoft. Lancée en 2013, soit bien après ses principaux concurrents de l’époque (Tableau a été lancé en 2003, Qlik en… 1993), Power BI s’est imposé en une décennie comme le leader de son marché. Le succès retentissant de Power BI est dû à d’importants investissements R&D de la part de Microsoft, et bien sûr à l’intégration de l’outil au reste de l’écosystème Microsoft.
Power BI permet la mise en place de tableaux de bord interactifs sur mesure, permettant aux utilisateurs de visualiser et de comprendre rapidement leurs données, et fournissant des insights précieux pour la prise de décisions business stratégiques.
L'outil offre une intégration facile avec diverses sources de données (outils ERP, CRM, etc. ou fichiers Excel, CSV, etc.), simplifiant ainsi la collecte et la consolidation des informations. De plus, Power BI propose des fonctionnalités avancées telles que l'analyse prédictive, la modélisation complexe de données, et offre un grand nombre de visualisations possibles.
En somme, Power BI permet une meilleure prise de décision, avec plus de réactivité grâce à des données en temps réel. Les organisations peuvent ainsi optimiser leurs opérations, identifier les tendances émergentes, et élaborer leurs stratégies sur la base de données fiables.
Pourquoi travailler avec un consultant Power BI ?
Avant de savoir comment choisir le consultant avec lequel travailler, commençons par expliquer pourquoi vous auriez avantage à vous tourner vers un consultant Power BI.
L’expertise de la technologie Power BI et de ses possibilités
La prise en main de Power BI est certes relativement abordable par un novice, qui peut y développer ses premiers rapports.
Mais les choses peuvent rapidement se compliquer… :
- modèle (très) lent à manipuler et mettre à jour,
- difficultés à maintenir le “modèle de données” (c’est-à-dire le lien entre chaque table de données) à mesure que l’on ajoute des sources de données,
- difficultés à développer certaines visualisations ou calculs complexes, qui demandent de maîtriser Power Query et le langage “DAX” propre à Power BI,
- difficultés à mettre le rapport en ligne et à le distribuer à des utilisateurs,
- difficultés à alimenter le rapport en continue depuis certaines sources de données (via une “Gateway” par exemple),
- etc.
Un consultant Power BI, de par son expertise de la plateforme Power BI, sera à même de gérer ces complexités en mettant à votre disposition sa maîtrise des fonctionnalités avancées et les bonnes pratiques de développement.
Également, les experts Power BI suivent de près les mises à jour mensuelles apportées par l’éditeur Microsoft : corrections de bugs, nouvelles fonctionnalités, etc.
La capacité à mener des développements complexes… même pour des fonctionnalités paraissant simples
Si certaines fonctionnalités peuvent paraître simples du point de vue des utilisateurs, le développement correspondant peut se révéler particulièrement complexe ou subtile. On pense par exemple aux fonctions dites de “Time Intelligence”, qui permettent de comparer des KPIs sur des périodes différentes. Par exemple : comparer des périodes fiscales non-alignées sur des périodes calendaires, comparer d’une année sur l’autre des ventes autour de Pâques dont la date n’est pas fixe, etc.
Un consultant Power BI sera capable d’apporter des solutions grâce à sa maîtrise des différentes techniques : développement de mesures ou de colonnes DAX, choix de faire certains calculs en amont dans Power Query plutôt qu’en aval en DAX, etc.
L’optimisation des performances techniques
A mesure qu’un outil Power BI se complexifie, par l’ajout de sources ou de fonctionnalités notamment, la question de la performance se pose inévitablement.
On constatera par exemple :
- des temps d’attente important dans l’interface de développement (Power BI Desktop),
- des temps de rafraîchissement des rapports importants dans la version en ligne (app.powerbi.com),
- des impacts sur les systèmes sources (ex : ERP, CRM, outil métier, outil comptable, etc.) alimentant Power BI. Le rafraîchissement des données d’un rapport Power BI peut par exemple fortement solliciter – et donc ralentir – un serveur de données, qui lui-même est utilisé par d’autres applications au sein de votre organisation.
Un consultant Power BI sera capable d’optimiser les performances de vos rapports et de vos requêtes, pour assurer une expérience utilisateur rapide et fluide, même avec de grandes quantités de données, et au sein d’une infrastructure complexe.
Le respect des normes et contraintes de sécurité et de conformité
Un consultant Power BI pourra vous proposer des solutions techniques ou organisationnelles pour tenir compte des contraintes de sécurité et de conformité dans le traitement de vos données sensibles.
Ceci peut se faire via Power BI, en contrôlant par exemple les droits de visualisation des données selon les droits accordés à un utilisateur, ou bien même en dehors de Power BI, en concevant une architecture comprenant par exemple une logique d’anonymisation des données.
L’accélération de vos projets !
Faire appel à un consultant Power BI vous permet de gagner du temps et de l'effort en évitant l'apprentissage autonome de la plateforme, en accélérant le processus de mise en place et en bénéficiant de l'expérience d'un professionnel.
Tout ceci à condition bien sûr de choisir le bon partenaire !
Dans la section suivante, nous vous donnons 7 conseils pour identifier, sélectionner, et retenir le bon partenaire pour vous accompagner dans votre projet.
7 conseils pratiques pour bien choisir son consultant Power BI
#1 Analysez l’expérience du consultant, et tenez compte de son profil académique
Pour évaluer le profil d’un consultant Power BI, il est bien sûr essentiel de prendre connaissance de son expérience professionnelle et des projets réalisés par le passé.
Vous pouvez pour cela demander au consultant de fournir des exemples concrets de projets antérieurs sur lesquels il a travaillé avec Power BI.
En particulier, il est intéressant de tester :
- la familiarité du consultant avec les systèmes d’information que vous utilisez (SAP, Microsoft SQL, etc.) ;
- sa familiarité des problématiques liées au traitement des bases de données de grande taille (>10 millions lignes) - si cela est le cas pour vos bases de données.
Notre expérience montre également que le profil académique ne doit pas être négligé dans l’évaluation de votre partenaire Power BI.
Les profils ingénieurs disposent selon nous de plusieurs avantages significatifs pour mener à bien votre projet de développement Power BI :
- une culture générale technique et technologique, permettant de s’adapter aux spécificités et aux complexités (qui ne manquent jamais d’arriver !) propres à votre environnement ou à votre métier ;
- un langage commun avec les équipes techniques (IT / DevOps, data), permettant une communication fluide avec ces équipes, qui sont immanquablement sollicités dans les projets BI ;
- une capacité à réfléchir de manière “systémique”, c’est-à-dire à concevoir une solution allant au-delà du “simple” besoin exprimé par le métier, et d’anticiper les conséquences techniques et organisationnelles des développements.
#2 N’accordez pas une importance excessive à la “beauté” des visuels précédemment développés par votre prestataire !
Ce point peut sembler évident… mais nous avons jugé bon de rappeler que la capacité à développer de “belles” interfaces, aussi séduisantes soient-elles, n’est qu’un critère parmi d’autres pour choisir son partenaire Power BI !
Nous avons en effet plusieurs fois observé des clients séduits par la qualité de visuels, au point d’en oublier des critères tout aussi cruciaux : fonctionnalités, UX, capacité à livrer une solution maintenable dans le temps, savoir-faire technique, adaptabilité à vos besoins spécifiques, etc.
#3 Testez les compétences techniques de votre prestataire grâce à ces outils en ligne
A supposer que vous n’ayez pas vous-même ni dans votre équipe la capacité à évaluer les compétences techniques d’un prestataire Power BI, une bonne solution, rapide et peu onéreuse, consiste à demander au prestataire de tester son niveau sur des outils en ligne.
Nous recommandons en particulier :
- Test Gorilla | Power BI : test Power BI, sur une des plateformes les plus populaires de tests de niveau
- TestDome | Test en ligne de niveau DAX : test de niveau en DAX, le langage d’écriture des “mesures” dans Power BI - qui constitue une des principales difficultés techniques de Power BI.:
Les certifications permettent également de juger de la formation du consultant. Une des principales certifications, fournie par Microsoft Learn, est appelée « Analyste de données Microsoft Power BI (PL-300) » (anciennement « DA-100 »).
#4 Assurez-vous que le consultant Power BI sera capable de très bien comprendre votre métier, et de s'adapter à vos spécificités
Comme dans tout projet contenant une composante technique, les compétences purement techniques ne suffisent pas à garantir la réussite du projet.
Le développement d’une solution de BI est par nature un projet sur mesure, et pour le mener à bien, le consultant doit être capable de s’adapter à votre métier, à la situation particulière de votre entreprise, et à votre besoin précis. Cette capacité d’adaptation permettra à l'expert de savoir quels axes techniques privilégier pour mieux valoriser les données à sa disposition.
Idéalement, le consultant Power BI aura une connaissance de votre métier ou de votre secteur, ou plus réalistement, aura suffisamment d’expérience et d’agilité pour s’y adapter.
#5 Anticipez les questions de handover, de documentation et de maintenance
En faisant appel à un consultant Power BI pour développer une solution de business intelligence au sein de votre entreprise, il est essentiel de penser au-delà de la phase initiale de développement. L'anticipation des questions de handover, de documentation et de maintenance est cruciale pour assurer le succès à long terme de votre projet :
Handover : Dès le début de la collaboration avec votre consultant Power BI, discutez du “handover”, c’est-à-dire le transfert de compétences lorsque le projet sera terminé. Assurez-vous que votre équipe interne comprend bien la solution mise en place et peut la gérer de manière autonome. Ceci inclut la formation, la documentation et l'accès aux ressources nécessaires.
Rappelez-vous qu’il est impossible de faire un bon handover à la dernière minute du projet ! Voyez plutôt le handover comme un processus continu, consistant à “embarquer” tout au long du projet les personnes de votre équipe qui seront chargées de faire vitre la solution au-delà de la période de développement.
Documentation : Insistez sur l'importance de documenter la solution Power BI. Une bonne documentation consiste en un mélange de documents détaillés sur l'architecture, sur les modèles de données, les transformations, et les mesures clés. Ceci facilitera la maintenance future, le dépannage des problèmes et les mises à jour.
Maintenance : Discutez des besoins de maintenance à long terme de votre solution Power BI. Qui sera responsable des mises à jour, de la gestion des sources de données, de la résolution des problèmes ? Assurez-vous que votre consultant peut proposer des contrats de maintenance ou des recommandations pour garantir la continuité de votre solution.
En anticipant ces questions dès le départ, vous vous assurez que votre investissement dans Power BI sera durable, évitant ainsi les problèmes potentiels liés à la perte de compétences, au manque de documentation et à la dégradation des performances. Un consultant Power BI compétent comprendra l'importance de ces aspects et vous accompagnera dans la planification de la phase de handover, de documentation et de maintenance pour garantir la pérennité de votre solution.
#6 Travailler avec un consultant indépendant, ou avec une agence ?
L'un des choix cruciaux que vous devez faire lors de la recherche d'un consultant Power BI est de décider si vous préférez travailler avec un consultant indépendant ou une agence spécialisée. Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients, et votre décision dépendra en grande partie des besoins spécifiques de votre projet et de votre entreprise.
Consultant Indépendant : Les consultants indépendants sont souvent des experts hautement spécialisés dans Power BI, bénéficiant d'une grande flexibilité et d'une attention personnalisée. Ils peuvent être une excellente option pour les projets de petite à moyenne envergure, où la collaboration directe avec le consultant est cruciale. Les tarifs des consultants indépendants peuvent être plus compétitifs que ceux des agences, ce qui peut être un avantage budgétaire.
Cependant, il est essentiel de noter que les consultants indépendants peuvent avoir des limites en termes de ressources et de capacités pour gérer des projets complexes ou de grande envergure. Ils peuvent également être moins disponibles en cas d'urgence ou de congés, sans possibilité de délégation en cas d’absence.
Agence spécialisée : Les agences spécialisées dans Power BI offrent souvent une équipe de consultants multidisciplinaires, chacun ayant son propre domaine d'expertise. Cela peut être extrêmement bénéfique pour les projets complexes nécessitant une variété de compétences. Les agences peuvent également fournir un niveau de support et de disponibilité plus élevé, ce qui est essentiel pour les entreprises avec des besoins critiques.
#7 Pensez au-delà de votre besoin Power BI : le prestataire que vous passerez du temps à former à vos spécificités pourra-t-il vous accompagner dans vos autres projets ?
Lorsque vous choisissez un consultant Power BI, il est essentiel de penser à l'avenir et de considérer si le prestataire que vous formerez à vos spécificités pourra vous accompagner dans d'autres projets à long terme. Cette perspective est souvent négligée, mais elle peut s'avérer cruciale pour optimiser l'efficacité de vos opérations et réduire les coûts à long terme.
Continuité de la collaboration : Investir du temps et des ressources dans la formation d'un consultant Power BI signifie que vous développez une relation de travail solide. Si ce consultant est capable de comprendre vos processus métier, vos besoins et vos spécificités, il pourra apporter une valeur ajoutée considérable à vos futurs projets. La continuité de la collaboration peut accélérer le développement de nouvelles solutions et minimiser les délais d'apprentissage.
Connaissance approfondie de votre entreprise : Un consultant qui a déjà travaillé avec votre entreprise connaît vos données, vos objectifs et votre culture d'entreprise. Cette connaissance approfondie peut se révéler précieuse lorsque vous envisagez de nouvelles initiatives. Vous n'aurez pas besoin de réexpliquer tous les détails à un nouveau consultant, ce qui permettra de gagner du temps et de garantir une meilleure compréhension de vos besoins.
Flexibilité et adaptation : Un prestataire qui a démontré sa capacité à s'adapter à vos besoins peut évoluer avec votre entreprise. Que vous ayez des projets liés à Power BI ou à d'autres domaines de la technologie et de l'informatique, un consultant polyvalent et adaptable peut vous accompagner de manière plus efficace et rentable.
En résumé, lorsque vous investissez dans la formation d'un consultant Power BI, envisagez également sa capacité à évoluer avec vous. Cela peut transformer une collaboration ponctuelle en un partenariat à long terme qui améliore considérablement votre efficacité opérationnelle et votre capacité à atteindre vos objectifs de performance.
Conclusion
Choisir le bon partenaire pour vos développements Power BI est essentiel pour la réussite de vos projets de Business Intelligence.
Solstice Lab se positionne comme le partenaire idéal pour réaliser vos ambitions en matière de développements Power BI, et de transformation de votre entreprise :
- Nous mettons à votre disposition une équipe d'experts hautement qualifiés, capables de gérer la complexité de Power BI, de développer des solutions sur mesure et d'optimiser les performances techniques.
- Notre engagement envers la sécurité, la conformité et la documentation assure la pérennité de vos projets.
- Nous vous accompagnons avec flexibilité et adaptabilité.
- Nous nous positionnons comme votre partenaire à long terme, en investissant dans la compréhension fine de votre entreprise, de vos spécificités et vos objectifs.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à réaliser vos projets Power BI et à transformer votre entreprise.
